Offerte erstellen und in Rechnung übernehmen
Erfasse ein Angebot als Entwurf, halte die Kundenentscheidung fest und übernimm eine angenommene Offerte in einen Rechnungsentwurf.
1. Kunde und Leistungen vorbereiten
Lege den Kunden unter Kontakte an. Häufig verwendete Leistungen kannst du unter Artikel & Leistungen erfassen. Sie lassen sich später in die Positionen einer Offerte übernehmen. Prüfe, dass du in der richtigen Firma arbeitest.
2. Offerte als Entwurf speichern
Öffne Offerten → Offerte erstellen. Wähle den Kunden und ergänze Bezeichnung, Belegdatum und Gültigkeit. Erfasse pro Position Leistung, Menge, Einheit, Preis und den zutreffenden MWST-Satz. Kontrolliere Einleitung und Schlusstext und wähle «Entwurf speichern».
Die Summe berechnet sich aus den Positionen. Ein Entwurf ist noch kein bestätigtes Angebot und kein Zahlungseingang.
3. Prüfen, freigeben und übergeben
Öffne die gespeicherte Offerte. Mit «Entwurf bearbeiten» kannst du die Positionen vor der Freigabe korrigieren. Prüfe die PDF-Ausgabe und wähle erst danach «Freigeben». Freigegebene Belege sind fixiert.
Mit «PDF herunterladen» erhältst du das Dokument. Der Download versendet keine Nachricht: Übergib das PDF selbst an deinen Kunden. «Drucken / PDF» ist die Druckansicht; der PDF-Download ist für die Elnio-Druckvorlage vorgesehen.
4. Kundenentscheidung festhalten
Hat der Kunde tatsächlich zugesagt, öffne die freigegebene Offerte und wähle «Angenommen». Bei einer Absage wähle «Abgelehnt». Diese Schaltflächen dokumentieren die Entscheidung in Elnio; sie holen keine automatische Kundenbestätigung ein.
5. In Rechnung übernehmen
Bei einer angenommenen Offerte erscheint «In Rechnung übernehmen». Damit entsteht ein Rechnungsentwurf. Kontrolliere diesen gesondert, bevor du die Rechnung freigibst. Ist die Offerte einem Auftrag zugeordnet, muss die Abrechnung im Auftrag erfolgen.
Den weiteren Ablauf erklärt die Anleitung für QR-Rechnungen.
Wichtig bei importierten Offerten
Ein aus bexio importiertes Angebot ist ein Archivbeleg mit Original-PDF. Es lässt sich nicht wie eine native Elnio-Offerte bearbeiten oder über diese Schaltfläche in eine Rechnung umwandeln. Der Importleitfaden erklärt den Unterschied.
Prüfe Elnio mit deinem Arbeitsablauf
Neue berechtigte Firmen können Elnio 30 Tage ohne Kreditkarte testen. Der Test wird nicht automatisch kostenpflichtig. Den Funktionsumfang und die Bedingungen findest du bei den Paketen.
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