Zahlungseingänge und Teilzahlungen erfassen

1. Bankeingang und Rechnung abgleichen

Prüfe zuerst auf deinem Bankkonto, welche Zahlung tatsächlich eingegangen ist. Gleiche Betrag, Datum und Rechnungsnummer ab. Eine offene Rechnung ist noch kein Zahlungseingang.

2. Rechnung öffnen

Wähle Rechnungen und öffne die freigegebene offene Rechnung. Unter den Aktionen siehst du «Zahlungsbetrag CHF» und «Zahlungsdatum». Bei aktiver Buchhaltung wählst du zusätzlich das passende Geldkonto für den Zahlungseingang.

3. Tatsächlichen Betrag erfassen

Trage den eingegangenen Betrag und das tatsächliche Zahlungsdatum ein und wähle «Zahlung erfassen». Eine Teilzahlung lässt einen Restbetrag offen. Die Rechnung darf nicht über den offenen Betrag hinaus bezahlt erfasst werden. Zukünftige Zahlungstage sind nicht zulässig.

Die Zahlungshistorie zeigt erfasste Zahlungen und den verbleibenden Betrag. Ist die Rechnung vollständig bezahlt, ändert sich ihr Status entsprechend. Die Erfassung ersetzt keinen Bankbeleg.

4. Einen Erfassungsfehler korrigieren

Wähle bei der betroffenen Zahlung «Korrigieren» und gib eine nachvollziehbare Begründung ein. Bei aktiver Buchhaltung wird auch ein Datum für die Gegenbuchung benötigt. Die ursprüngliche Zahlung bleibt als korrigiert erkennbar. Prüfe bei gesperrten Perioden den korrekten Ablauf mit deiner Buchhaltung.

Importierte Rechnungen separat behandeln

Öffne Rechnungen → Importierte Rechnungen und wähle den Archivbeleg. Der übernommene Zahlungsstand gilt bis zum gespeicherten Stichtag. Weitere Zahlungen kannst du danach mit Datum und Referenz / Notiz nachtragen.

Das Nachtragen im Archiv erzeugt keine automatische Journalbuchung. Stimme den Zahlungseingang deshalb separat in deiner Buchhaltung ab. Offerten und Rechnungsentwürfe im Archiv sind keine zahlbaren Rechnungen.

Warum zeigt die Übersicht andere Werte als das Archiv?

Offene importierte Rechnungen sind in den offenen Beträgen der Übersicht enthalten. Historische bezahlte Beträge werden beim Import jedoch nicht als neue Zahlungseingänge in den aktuellen Monat übernommen. Die Monatsgrafik verwendet tatsächlich erfasste, datierte Zahlungen.

Mehr zu Buchhaltung und Funktionsgrenzen.

Zahlungserinnerung als PDF

Öffne eine überfällige, freigegebene Rechnung mit offenem Restbetrag. Über «Zahlungserinnerung PDF» erhältst du eine Erinnerung mit den aktuell erfassten Zahlungen und dem verbleibenden Betrag. Prüfe den Bankeingang vor dem Versand selbst. Das PDF enthält keine zusätzlichen Gebühren oder Verzugszinsen. Elnio versendet die Erinnerung nicht automatisch und verändert weder Rechnung noch Zahlungen. Für importierte Archivbelege ist diese Funktion nicht verfügbar.