Lieferantenrechnungen und QR-Fotos erfassen

1. Kreditoren öffnen

Öffne Buchhaltung → Kreditoren. Der Bereich ist ab dem Paket Team verfügbar und benötigt eine eingerichtete Buchhaltung. Lege den Lieferanten unter Kontakte mit dem Typ Lieferant an. Wähle danach «Lieferantenrechnung».

2. Beleg fotografieren

Wähle «Mit QR-Zahlteil» oder «Ohne QR-Code». «Beleg direkt fotografieren» öffnet nach deiner Freigabe die Kamera. Die neue Aufnahme entsteht lokal als JPG bis 1 MB. Kontrolliere mit «Gewähltes Foto kontrollieren» den gesamten Beleg. Alternativ wählst du eine vorhandene Datei; diese wird nicht verkleinert.

Im neuen Rechnungsentwurf findest du «QR-Zahlteil aus Foto übernehmen». Wähle ein JPG oder PNG bis 8 MB oder nutze die Kamerafunktion deines Geräts. Fotografiere möglichst nur den QR-Zahlteil, scharf und gerade. Das Bild wird lokal im Browser ausgewertet und weder hochgeladen noch als Originalbeleg gespeichert. PDF und HEIC werden hier nicht gelesen.

Unterstützt werden Swiss-QR-Zahlteile mit CHF-Betrag, gültiger CH-/LI-IBAN und strukturierter Empfängeradresse. Empfänger, Betrag, IBAN, Zahlungsreferenz und Mitteilung erscheinen zur Kontrolle. Ein QR-Code enthält nicht zwingend die Rechnungsnummer, das Datum, die Zahlungsfrist oder die MWST-Aufteilung.

3. Vorschlag am Original prüfen

Prüfe alle erkannten Angaben. Bei effektiver MWST trägst du Netto, MWST-Betrag und Steuersatz laut Original ein. Bei mehreren Steuersätzen erfasse die Positionen manuell. Erst nach deiner Bestätigung kannst du den Vorschlag in den Entwurf übernehmen. Die Übernahme ersetzt die aktuelle Positionsliste dieses neuen Entwurfs. Ein Lieferant wird nur bei eindeutig gleichem Namen vorgeschlagen; prüfe die Auswahl trotzdem.

Ergänze die tatsächliche Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeit. Die Zahlungsreferenz ist nicht zwingend die Rechnungsnummer. Wähle das passende Aufwand- oder Anlagekonto und prüfe die Vorsteuerberechtigung. Ohne MWST-Pflicht wird der QR-Gesamtbetrag zunächst ohne gesonderten Steuerausweis als Kostenbetrag vorgeschlagen.

4. Entwurf speichern und verbuchen

Mit «Als Entwurf speichern» entsteht noch keine Journalbuchung. Öffne den gespeicherten Beleg, kontrolliere ihn und wähle erst danach «Verbindlich verbuchen». Elnio führt keine Überweisung aus. Öffne den gespeicherten Beleg und füge unter «Originalbelege» das PDF, JPG oder PNG ausdrücklich hinzu. Maximal 1 MB je Datei, 5 Dateien pro Rechnung und 8 MB pro Firma. Das QR-Foto wird nicht automatisch gespeichert. Hinterlegte Dateien bleiben unverändert und sind in der Firmensicherung enthalten. Bewahre das Original zusätzlich separat auf. Ohne lesbaren QR-Code kannst du die Rechnung weiterhin vollständig manuell erfassen.

5. Tatsächlich ausgeführte Zahlung erfassen

Nach dem Bankeingang beim Lieferanten beziehungsweise nach ausgeführter Zahlung wählst du «Zahlung erfassen». Kontrolliere Betrag, Datum und Geldkonto. Die Zahlung darf nicht doppelt erfasst werden. Anschliessend kannst du sie im Bankabgleich mit dem importierten Umsatz verbinden.